Estamos numa época em que podemos facilmente nos distrair e ter foco virou um grande desafio. Como está fácil perder tempo! Fique nas suas redes sociais e perceba que você perde facilmente meia hora no seu dia, sem nem perceber.
Gestão do tempo, é um tema que nunca sai de moda, entra década, sai década, muda geração, muda a empresa e cada vez mais entendemos que gerenciar o tempo torna o seu dia mais produtivo.
O segredo é não transformar isso num bicho de sete cabeças e simplesmente começar a se organizar.
Muitas vezes o se organizar não é simples! Não, não é, mas todo mundo tem uma forma de se organizar, mesmo aquele desorganizado se “acha na sua bagunça”.
Existe uma regra que se chama 4D´s que acredito que possa ajudar nesse momento de organização.
Os 4 D’s são: Do (fazer), Delay (atrasar), Delegate (delegar), Drop (deletar)
Antes de começar com essa técnica é importante que você liste suas tarefas. Não vai ter jeito, se você precisa melhorar seu dia você primeiro precisa saber o que tanto precisa fazer. Talvez nesse primeiro passo você já entenda que não tem tanta coisa assim e que está sofrendo por nada.
Para facilitar a construção da sua lista faça um brainstorming, tire da sua cabeça todas as tarefas que você precisa colocar em prática e coloque em uma lista. Separe as atividades pessoais das profissionais, faça uma lista trabalho e outra casa.
No momento que está fazendo a lista já vá avaliando o que pode ser feito mais tarde, o que são fáceis e rápidas de fazer e o que são urgentes. Cuidado para não classificar uma tarefa como “para depois” só porque você não está com vontade de fazer essa tarefa. Nem sempre fazemos só o que gostamos de fazer.
Verifique se uma atividade já não pode substituir a outra ou se não virou redundante. Observe as atividades que não fazem mais sentido e que foram para a lista por “hábito”.
Após ter essa lista de atividades é o momento de colocar a regra dos 4Ds em prática. Utilize uma folha e a divida em 4 partes iguais. Em cada quadrante escreva os itens “Delegar”, “Deletar”, “Adiar” e “Fazer”.
1. Delegar (delegate): Tem algumas atividades que não precisam ser feitas por você. Avalie se alguém da equipe pode realizar a atividade. Muitas vezes ao delegar uma atividade além de te desafogar dá chance de desenvolver outras pessoas da sua empresa.
2. Deletar (Drop): Avalie se a atividade é importante. Se a atividade é desnecessária ou já não faz mais sentido, o melhor é não fazer. A partir do momento que você deleta uma atividade, seu foco vai voltar para o que realmente importa.
3. Adiar (Delay): Avalie se a tarefa precisa ser feita agora ou pode ser feita depois. Veja o impacto de fazer depois. Priorize tarefas mais urgentes e importantes no momento e coloque uma data para realizar as tarefas adiadas, se organize para não perder essas tarefas!
4. Fazer (Do it): As tarefas que restaram certamente serão as mais importantes, urgentes ou as simples de fazer. Então agora: faça.
A regra dos 4 D’s ajuda a tomar decisões mais rápidas e eficazes sobre como gerenciar suas tarefas. A partir do momento que você para pensar nas suas tarefas você está otimizando seu tempo, reduzindo a sobrecarga de trabalho e consequentemente aumentando sua produtividade.
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