Você já participou daquela reunião interminável ou daquelas que só discutem assuntos triviais, ou como costumamos dizer “discutir o sexo dos anjos”? Não há nada pior do que uma reunião mal organizada ou mal conduzida. Uma reunião sem estrutura e sem uma pauta clara não é nada produtiva.
Existe algo mais frustrante ser convocado de última hora para discutir um tema que não traz valor algum? Isso é perda de tempo e demonstra falta de preparo de quem convocou a reunião.
E reuniões que começam atrasadas? Pior que isso é a reunião que tem hora para começar e não tem hora para acabar.
Quando uma reunião é agendada, os participantes ajustam suas agendas para estarem disponíveis. Começar atrasado, porque estavam esperando alguém chegar, por um atraso sem justificativa é péssimo e isso se aplica aos cargos de direção, afinal o exemplo deve vir de cima.
Outro grande problema é quando a reunião se desvia do assunto principal. Embora muitos evitem apresentações, elas ajudam a manter o foco no conteúdo a ser discutido.
Reuniões onde os participantes não podem expressar suas opiniões é um erro comum. Quem está presente pode oferecer insights valiosos que nem sempre ocorrem ao organizador. É sempre bom que quem conduz a reunião evite falar demais e dê espaço para os outros. Conhecer os participantes também é muito importante.
Em reuniões com clientes, deve-se evitar jargões ou termos técnicos que possam não ser compreendidos, pois isso pode causar desconforto e dar a impressão de indelicadeza. A comunicação deve ser clara e direta, evitando metáforas complexas e piadas internas, que possam confundir o cliente.
Toda reunião deve ter uma introdução, um desenvolvimento e uma conclusão. Reuniões que terminam sem decisões claras e responsabilidades definidas não fazem sentido.
E o celular? Por favor, deixe-o de lado para evitar distrações e para assim demonstrar respeito a todos que estão na reunião.
Reuniões produtivas merecem que:
1. A reunião deve ser preparada antecipadamente – qual o tema, deixar claro o que e como será discutido;
2. Ter uma apresentação – usar os recursos disponíveis para deixar a reunião estruturada com começo, meio e fim. A reunião deve ter hora para começar e hora para terminar;
3. Usar uma linguagem clara – de forma objetiva sem ficar divagando;
4. Dar espaço para os demais falarem – dar atenção, ouvir e se possível usar as informações recebidas durante a apresentação;
5. Incentivar os participantes a fazer perguntas – pedir opiniões e feedbacks sobre o assunto;
6. Ser respeitoso e assertivo – ser firme e educado, evitar linguagem agressiva;
7. Usar a linguagem corporal – olhar para todos, ter postura corporal, não ficar ao celular em hipótese alguma enquanto estiver na reunião;
8. Concluir a reunião – fazer um resumo, repassar as responsabilidades e prazos de execução e respostas. Deixar claro os próximos passos.
Não tem nada pior que uma reunião sem sentido, que começa atrasada e não tem hora para terminar. Isso vale para todos.
É importante que após a reunião se faça uma análise para entender se tudo deu certo e o que pode ser melhorado para a próxima reunião.
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