Sabe quando você chega num restaurante novo e o garçom vai falar com você e ele te pergunta: “você sabe como funciona a casa”?
Ou quando você chega em qualquer Pizza Hut e está lá a sua pizza “super supreme” feita do jeito que você conhece?
Ou ainda, quando você chega numa loja da Melissa e você sabe que vai encontrar aquele perfume que lhe é tão familiar?
Isso se chama “processo”.
Um tema muito em voga hoje, muitas empresas entenderam a importância de ter seus processos descritos e desenhados.
Isso é um legado da empresa.
A importância dos processos vai além de manter sempre a forma certa de fazer, mas também garante a padronização das atividades e facilita o dia a dia da empresa. Os processos existem tanto no operacional quanto no administrativo.
Ao documentar os processos auxiliamos a execução das tarefas diárias, utilização de equipamentos, análises, procedimentos administrativos, instruções e descrições de atividades diárias e muitas outras aplicações.
Isso é “administração”. Lá em 1916, Henri Fayol fundador da teoria clássica da administração, afirmava que as ações que compõem o ciclo do processo administrativo são: Planejamento, organização, direção e controle.
Processos, políticas, regras, metodologias, manuais, funções… tudo são regras. Regras, são regras. E essas regras auxiliam na administração da empresa.
Além de garantirem controle, planejamento, organização e direção, também tem como objetivo encontrar as melhores formas de aproveitar seus recursos humanos, materiais, financeiros e tecnológicos de forma a atingir um crescimento adequado, com receitas adequadas.
Muitas são as vantagens de se ter processos bem definidos: aumenta a eficiência, otimiza os processos de trabalho, reduz erros, mantem a continuidade de boas práticas e treina novos funcionários, melhora a produtividade, consistência, qualidade e conformidade.
E tem mais! À medida que as pessoas mudam de emprego dentro ou entre empresas o conhecimento não escrito desaparece do local de trabalho! O que está escrito pode servir para os novos trabalhadores.
Ainda falando em emprego… você já percebeu que quando você é admitido em uma empresa você tem todo um passo a passo a seguir? Como documentações, exames e assinatura de contratos? Pois é, tudo isso é processo!
Todos os processos precisam sempre ser documentados e compartilhados com todos na empresa, de forma que estejam sempre a disposição de seus colaboradores.
Como fazer para ter e implementar processos?
1. Descreva seus processos. Seja crítico ao descrevê-los, nesse momento já tente apontar possíveis melhorias como otimização de tempo, redução de custo;
2. Planeje o que precisa ser feito para que os processos sejam cumpridos, já pense em pessoas, sistemas e equipamentos, por exemplo;
3. Preocupe-se em como irá analisar os resultados. Defina como os resultados serão medidos, basicamente é comparar como era e como ficou, em quanto essas novas práticas contribuem para o crescimento da empresa. Como essas atividades serão mensuradas;
4. Acompanhe os indicadores, para que suas estratégias sejam sempre adequadas às novas etapas do negócio. Você precisa colocar indicadores de desempenho, lembrando que os indicadores não são somente financeiros, mas também podem ser de eficácia, turnover, performance de vendas… Crie indicadores e os acompanhe.
5. Revise e atualize sempre os seus processos. Novas formas de fazer o mesmo e novas tecnologias podem surgir. Se atualize.
É assim que a banda toca!
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