Os processos fazem parte de nossa vida o tempo todo.
O que fazemos ao acordar? Certamente um ritual: acordar, levantar, tomar banho, se arrumar, … outro ritual que com certeza temos é ao tomar banho, muitas vezes repetimos a mesma série de movimentos mesmo sem notar. Os processos nos cercam todos os momentos do nosso dia.
No mundo corporativo isso não é diferente. Os colaboradores acabam criando seus próprios processos de trabalho para executar suas rotinas diárias e mesmo aquelas empresas acham que não tem processos, tem.
Mas o que são processos internos?
Processos são a sequência de atividades necessárias para se chegar ao objetivo. Esses processos servem para otimizar o dia, para evitar perda de tempo e perda financeira.
Dentro de uma empresa os processos ajudam a garantir que todos saibam exatamente o que tem que fazer para que a empresa funcione de uma forma organizada.
Pense na contratação de um novo colaborador. Além de definir o perfil para essa nova contratação também é importante saber o que ele vai fazer e como isso deverá ser feito. O que ele vai fazer é a descrição da função e como deverá ser feito são os processos.
Uma vez que a empresa possui essas informações isso evita a perda de tempo e garante o controle e resultados ao negócio. A maior vantagem é a produtividade. Quando todos sabem o que e como precisa ser feito as diferentes equipes de trabalho trabalham de forma orquestrada, porque todos já sabem o que tem que fazer.
Para o gestor isso é um facilitador, pois é mais simples acompanhar se a atividade está sendo feita de acordo com o esperado, economizando tempo e custo operacional.
E como definir esses processos?
1. Antes de definir os processos é importante mapeá-los. Seu time de colaboradores pode ajudar escrevendo como realizam suas atividades;
2. Entenda o processo na sua totalidade. Rastreie todas as áreas interligadas, por exemplo do processo de venda até a baixa contábil. Certifique-se a função de todos os envolvidos estão presentes no processo global;
3. Valide os processos recebidos, conte com seus colaboradores. Corrija falhas e inclua o que for necessário. Identifique possibilidades de automatizar alguma parte do processo. Por exemplo, se o processo exige muito controle manual verifique a possibilidade de mudar o sistema operacional ou de incluir/desenvolver essa demanda no sistema atual;
4. Formalize os processos, seja através de um fluxo de atividades (fluxograma), seja por um descritivo;
5. Coloque indicadores para medir a eficiência e a prática dos processos;
6. Se necessário invista em treinamento para que a execução aconteça de forma correta;
7. Forme um auditor para fiscalizar esses processos.
Após a implantação e monitoramento dos processos não significa que não terá mais que mexer nesses processos. A busca por melhorias deve ser constante, afinal problemas e falhas ainda podem acontecer, novos processos podem ser necessários, novas tecnologias podem surgir, como um novo ERP ou um novo CRM.
Acompanhe os indicadores de cada área isso vai garantir que esse monitoramento aconteça.
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