Como as pessoas podem ser tão resistentes à prestação de contas!
Sei que é algo chato de fazer, mas a prestação de contas é algo muito importante tanto na vida pessoal quanto na empresa.
Mas, para quê fazer?
Princípio básico: todas as despesas que acontecem na empresa devem ser justificadas, porque toda a saída de dinheiro deve ter um motivo. Isso se chama controle.
Como podemos entender a movimentação da empresa se não temos justificativa para a saída do dinheiro?
Para que isso aconteça muitas vezes a empresa coloca processos e políticas que orientem e garantam a prestação de contas.
Nascem então políticas como as de compras, contas a pagar e a de viagens, três políticas que blindam os gastos da empresa.
A política de compras e a de contas a pagar em algumas empresas acabam se misturando, mas essas políticas devem orientar procedimentos de pagamentos referente a compras feitas em nome da empresa, cada política deve respeitar as regras e a cultura da empresa, mas basicamente os itens que são contemplados nessas políticas são: regras sobre homologação de fornecedores, documentação necessária para cadastro de fornecedores, como justificar a solicitação da compra, quantidade de negociações que devem ser apresentadas, como devem ser feitas essas negociações, como o prazo de pagamento, forma de pagamento e documentação necessária para envio para pagamento, formulário para aprovação, aprovadores e suas autonomias.
Algumas empresas costumam colocar essas regras em seus sistemas operacionais, facilitando assim a entrada e solicitação de compras, assim como o agendamento e a aprovação do pagamento.
A política de viagens carrega diversas informações importantíssimas sobre como proceder em viagens a trabalho. Essa política é de responsabilidade do departamento de RH (recursos humanos) pois traz regras referentes aos funcionários, mas regulamenta a solicitação de adiantamentos e a prestação de contas no retorno da viagem.
Além desses itens básicos a política de viagens prevê limite de gastos diários, tipo de hotel e de quarto que deverá ser contratado, prazos mínimos e máximos para solicitação de passagens, adiantamentos e prestação de contas, gastos permitidos e não permitidos e procedimentos para solicitação de mudanças de horários e cancelamentos de viagens.
Entendem-se por gastos não permitidos valores como multas por atrasos, excessos de bagagem não justificados, consumo de bebidas alcoólicas ou uso da lavanderia do hotel para viagens curtas de menos de quatro dias.
Algumas empresas contratam agencias de viagens que cumprem ao máximo possível as políticas adequando os limites de gastos de hotel e companhias aéreas. Essa é uma solução muito interessante pois agencias de viagens conseguem negociações e prazos bem interessantes com hotéis, empresas aéreas e terrestres.
Todas essas regras visam controle.
Uma empresa sem controle é fadada a gastos desnecessários. Cabe ao gestor administrativo colocar ordem na casa.
Cada política deve nascer com processos, orientações e treinamentos. Essas políticas devem sempre ser bem divulgadas, a sugestão é a empresa ter um portal de avisos, essa comunicação pode ser feita através de e-mails e se possível em uma intranet corporativa. Cabe a atenção do departamento financeiro que deverá atuar como supervisor desse processo, corrigindo e orientando os colegas sempre que necessário.
