Por Elisângela Lacerda
Digitalizar documentos é uma prática cada vez mais comum, seja para armazenar arquivos na nuvem, enviar anexos em formulários ou simplesmente reduzir o uso de papel. No entanto, para garantir que os documentos fiquem legíveis, seguros e em conformidade com a legislação, é importante seguir algumas recomendações simples.
Por isso, preparamos um conteúdo especial sobre o tema. Nesta primeira parte, vamos abordar a etapa mais prática da digitalização, desde a escolha do equipamento até a iluminação ideal. São orientações que ajudam qualquer pessoa a obter resultados mais claros, organizados e profissionais, mesmo usando apenas o celular.
1. Escolha do equipamento e configurações
Hoje existem várias formas de digitalizar um documento: scanners tradicionais, impressoras multifuncionais e aplicativos de celular como Adobe Scan, Microsoft Lens e CamScanner. Scanners são ideais para grandes volumes e alta qualidade; apps são ótimos para quem busca praticidade e rapidez.
Independentemente do equipamento, mantenha drivers ou aplicativos atualizados e limpe o vidro do scanner ou a lente da câmera. Ajuste a resolução conforme o tipo de documento:
• Textos: 150–300 dpi
• Imagens: 300 dpi ou mais
• Arquivamento simples: 150–200 dpi
Documentos assinados devem ser digitalizados em cores para preservar a autenticidade, e filtros automáticos devem ser usados com cautela para não distorcer informações.
2. Posicionamento, iluminação e qualidade da imagem
A forma como você posiciona o documento influencia diretamente o resultado final. Use uma superfície plana e limpa, centralize o papel e mantenha o celular paralelo ao documento. Em fotos com smartphone, prefira fundos neutros para facilitar o recorte automático.
A iluminação também é decisiva: prefira luz natural, evite sombras e não use flash, que pode gerar reflexos. Se necessário, utilize os ajustes automáticos de brilho, contraste e nitidez oferecidos por aplicativos de digitalização para aprimorar a legibilidade.
Conclusão
Seguindo essas orientações simples, você garante uma digitalização clara, legível e adequada para qualquer tipo de uso, pessoal, profissional ou jurídico.
Em nosso próximo artigo, você verá a segunda parte deste conteúdo, com orientações sobre armazenamento seguro, organização de arquivos e práticas alinhadas à LGPD. Não perca!
Elisângela Lacerda é supervisora de Digitalização e Impressão no Instituto das Cidades Inteligentes (ICI), pós-graduada em Gestão de Projetos pela FACET – Faculdade de Ciências Sociais e Aplicadas do Paraná.
Leia outras colunas do ICI aqui.
