Por Elisângela Lacerda
Depois de digitalizar corretamente seus documentos, o próximo passo é garantir que eles estejam bem organizados, fáceis de localizar e protegidos contra perdas ou acessos indevidos. Afinal, a digitalização só se torna realmente útil quando o arquivo pode ser encontrado rapidamente e está armazenado em um local seguro.
Por isso, nesta segunda parte do conteúdo, vamos abordar boas práticas de nomeação, armazenamento em nuvem e proteção de dados pessoais, etapas fundamentais para manter a integridade e a conformidade dos documentos digitalizados com a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD).
Nomeação, organização e armazenamento
Depois de digitalizar, nomeie os arquivos de forma clara e padronizada, como: “2024_Contrato_JoaoSilva.pdf”. Isso facilita buscas e evita confusões.
Armazene os arquivos em serviços de nuvem confiáveis como Google Drive, OneDrive ou Dropbox, sempre com pastas organizadas por tipo, ano ou categoria. Para maior segurança, mantenha também uma cópia em um HD externo ou servidor corporativo. Antes de enviar arquivos em formulários, confira a legibilidade em computador e celular.
Se o arquivo ficar muito grande, use ferramentas como ILovePDF ou SmallPDF para reduzir o tamanho sem comprometer a qualidade.
Segurança, proteção de dados e LGPD
Documentos digitalizados podem conter informações sensíveis. Por isso, evite armazená-los em dispositivos compartilhados e dê preferência a plataformas com autenticação em dois fatores.
A LGPD exige práticas seguras no tratamento de dados, então fique atento às políticas de privacidade das plataformas que utiliza. Para documentos oficiais, considere o uso de assinatura digital ou serviços como DocuSign e Gov.br, que garantem validade jurídica.
Conclusão
Organizar e proteger documentos digitalizados é fundamental para preservar informações pessoais e garantir segurança no dia a dia. Seguindo essas práticas, você cria um ambiente digital mais confiável e evita riscos desnecessários.
Caso não tenha visto, confira também a parte 1 deste conteúdo, onde mostramos como digitalizar documentos com qualidade usando scanners ou aplicativos de celular.
Elisângela Lacerda é supervisora de Digitalização e Impressão no Instituto das Cidades Inteligentes (ICI), pós-graduada em Gestão de Projetos pela FACET – Faculdade de Ciências Sociais e Aplicadas do Paraná.
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