Por que nunca temos tempo para nada? Por que o tempo voa?

 

Milhares são os motivos que nos levam a perder tempo, seja a falta de prioridade, seja a falta de objetivos bem definidos, a procrastinação em fazer tarefas “depois” ou o grande problema em dizer não.

 

Você já parou para pensar quanto tempo você perde ao telefone? O telefone nos abduz com os encantos das redes sociais.

 

O fato é: o tempo é curto e precisamos saber administrar nosso tempo.

 

A administração do tempo impacta diretamente na nossa produtividade e consequentemente na nossa qualidade de vida, afinal nunca temos tempo para ler, para estudar, para fazer exercícios, para viajar.

 

Trago três técnicas que podem ajudar:

 

A primeira técnica é a GTD ou Getting Things Done. Essa técnica melhora a produtividade e a organização pessoal. Ela aponta cinco passos para gestão do tempo: coletar, processar, organizar, revisar e fazer.

 

Como usá-la:

 

a. Esvazie sua cabeça, escreva tudo numa folha de papel. Escreva todas as informações que estão em seus pensamentos: obrigações, tarefas, atividades, metas, projetos, objetivos, ideias;

 

b. Leia o que escreveu e analise. Descarte aquilo que você acha que não valem a pena e faça três novas listas: a primeira para as ideias que você não tem pressa para fazer, a segunda para o que vai fazer a médio e longo prazo e na terceira lista você vai colocar as que você quer colocar em prática. Nessa terceira lista analise o que você pode fazer sozinho, o que você vai precisar de ajuda e qual você precisa colocar um prazo para executar;

 

c. Para ficar mais fácil organize suas tarefas por grupos, podem ser: profissionais, pessoais de saúde ou de lazer;

 

d. Coloque sua lista num lugar de fácil acesso e revise sua lista periodicamente;

 

e. Coloque em prática. Faça.

 

A segunda técnica é a matriz GUT (gravidade, urgência e tendência), essa é uma técnica que pode ser utilizada na gestão de tempo, mas também para gestão de projetos.

 

Você pode inclusive utilizar essa técnica para completar a técnica GTD. Pegue suas listas e pontue cada item de 1 a 5 por grau de importância. Dessa maneira você vai decidir o que é extremamente urgente, as urgentes e as menos urgentes.

 

A terceira técnica é a Pomodoro. Essa técnica tem o mesmo nome de um molho de tomate do mercado, isso porque foi desenvolvida por um italiano Francesco Cirillo, que para encontrar uma maneira de aumentar sua produtividade nos estudos ele utilizava um timer de cozinha.

 

Essa técnica também pode complementar as técnicas anteriores. Você pode pegar a lista de extrema urgência que foi feita na GUT e um cronômetro.

 

Organize as tarefas do seu dia. Faça uma lista e divida seu tempo de 25 em 25 minutos. Nos primeiros 25 minutos trabalhe ininterruptamente sua tarefa. Quando o cronômetro tocar faça um X nas tarefas concluídas e organize as demais tarefas. Faça sempre uma pausa de 5 minutos entre as tarefas e utilize esse tempo para atividades simples como tomar um café. A cada quatro ciclos faça pausas maiores de 15 a 30 minutos para descansar.

 

Você pode usar as três técnicas juntas ou pode usá-las separadamente, fica a seu critério. Perceba que todas elas precisam de uma lista de atividades, uma classificação por nível de urgência e a decisão de qual a ordem das atividades a serem feitas.

 

Utilize essas técnicas para te ajudar a organizar seu tempo. Reavalie suas atividades, verifique se não está acumulando funções ou fazendo coisas que não são suas. Aprenda a dizer não. Reavalie seus processos, reorganize suas atividades e use seu celular com sabedoria, para não perder tempo com coisas desnecessárias.

 

Leia outras colunas da Karla Küster aqui.